Budapest Főváros Levéltára ajánlati felhívása nyílt eljárás megindítására (3789/2004)
1. Az ajánlatkérő neve, címe, távirati címe, telefon- és faxszáma:
Budapest Főváros Levéltára
1052 Budapest, Városház utca 9-11.
Telefon: 317-2137
Fax: 318-3319
2. a) A választott eljárás: nyílt eljárás.
b) A szerződés meghatározása, amire ajánlatot kérnek: vállalkozási szerződés.
3. a) A beszerzés tárgya és mennyisége: levéltári iratanyag és állványzat áttelepítése.
Budapest Főváros Levéltára négy budapesti telephelyéről - többféle módon tárolt, 26 200 irat-folyóméternyi dokumentum, valamint egyedi tárolóeszközeinek, berendezési tárgyainak, továbbá 37 000 kötetes könyvtári állományának, Budapest XIII. kerület, Teve utca 3-5. szám alatti új épületébe szállítása, ennek keretén belül:
- a csomagolóanyagok és eszközök telephelyenként szükséges mennyiségének meghatározása,
- térképtároló csomagolódobozok legyártatása,
- a szükséges csomagolóanyagok és eszközök adott telephelyre való előzetes szállítása,
- az iratoknak a dokumentációban szereplő csomagolástechnikai és raktározási munkafolyamatnak megfelelő csomagolása,
- az iratok Budapest XIII., Teve utca 3-5. számú épületbe való szállítása, és raktárban, a kijelölt helyén (állványon, polcon) való elhelyezése,
- a teljes folyamat alatt, valamennyi iratmozgás papíron (aláírással) történő dokumentálása,
- különféle tárolószekrények költöztetése,
- 3500 polcfolyóméter mobil állványzat áttelepítése a Budapest VIII. ker., Leonardo da Vinci köz 2. szám alatti telephelyről a Budapest XIII., Teve utca 3-5. szám alatti épületbe.
b) A teljesítés helye: Budapest Főváros Levéltára budapesti telephelyei a dokumentációban részletezettek szerint.
c) Annak meghatározása, hogy az ajánlattevő a beszerzés tárgyának egy részére tehet-e ajánlatot: nem.
d) A részajánlat tételének szempontja: -
4. A teljesítés határideje vagy a szerződés időtartama: a szerződéskötéstől számított 5 hónap.
5. a) A dokumentációt rendelkezésre bocsátó szervezet neve és címe: Budapest Főváros Levéltára, 1052 Budapest, Városház utca 9-11., I. emelet 166.
b) A dokumentáció megkérésének határideje: a dokumentáció az ajánlati felhívás feladásának napján, továbbá az azt követő naptól számított 15. napig (ha ez a nap nem munkanap, az ezt követő első munkanapig) munkanapokon 9.00-16.00 óráig megvásárolható.
c) A dokumentáció megvásárlásának feltételei: a dokumentáció 40 000 Ft + 10 000 Ft áfa = 50 000 Ft, azaz ötvenezer forint befizetésének igazolása ellenében vehető át az 5. a) pontban megadott címen, az 5. b) pontban megadott határidőig.
Befizetés történhet készpénzátutalási megbízással vagy átutalással Budapest Főváros Levéltárának az OTP és Kereskedelmi Banknál vezetett 11784009-15490737 számú költségvetési elszámolási számlájára "Budapest Főváros Levéltára levéltári iratanyag és állványzat áttelepítése dokumentáció ellenértéke" feltüntetésével. A befizetésre szolgáló készpénzátutalási megbízás átvehető az 5. a) pontban megjelölt címen. A befizetés igazolható a készpénzátutalási megbízás posta által érvényesített feladóvevényével, vagy az átutalás megtörténtét igazoló terhelési értesítő pénzintézet által hitelesített (pénzintézeti bélyegző lenyomat + aláírás) példányával.
6. a) Az ajánlattételi határidő, mely azonos az ajánlatok felbontásának időpontjával: ajánlattevőnek az ajánlati felhívás közzétételének napját követő első naptól számított 41. napon 10.00 óráig kell ajánlatát benyújtani. Ha ez a nap nem munkanap, akkor az ezt követő első munkanapon 10.00 óráig.
b) Az ajánlat benyújtásának címe (helység, utca, házszám, emelet, szobaszám): Budapest Főváros Levéltára, 1052 Budapest, Városház utca 9-11., I. emelet, 166.
c) Az ajánlattétel nyelve: magyar.
7. a) Annak meghatározása, hogy az ajánlatok felbontására az ajánlatkérő a törvény 51. § (2) bekezdésében nevesített személyeken kívül kit hív meg: -
b) Az ajánlatok felbontásának helye: Budapest Főváros Levéltára, 1052 Budapest, Városház utca 9-11., I. emelet 166.
8. a) Az ajánlati biztosíték összegszerűen meghatározott mértéke: 1 000 000 Ft, azaz egymillió forint.
b) Az ajánlati biztosíték nyújtásának feltételei: az ajánlati biztosíték teljesíthető a Budapest Főváros Levéltára Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt.-nél vezetett 11784009-15490737 számú költségvetési elszámolási számlájára az ajánlattételi határidő lejártáig készpénzátutalási megbízáson vagy átutalással, a következő megjelöléssel: "Budapest Főváros Levéltára levéltári anyag költöztetése ajánlati biztosíték".
Az ajánlati biztosíték bankgaranciával is teljesíthető.
A bankgarancia kedvezményezettjeként a Budapest Főváros Levéltárát kell megnevezni, tárgyként fel kell tüntetni "Budapest Főváros Levéltára levéltári iratanyag és állványzat áttelepítése ajánlati biztosíték" jogcímet. A bankgaranciának az eredményhirdetés napját követő 30. napig érvényesnek kell lennie.
Az ajánlati biztosíték a Kbt. 41. § (5) bekezdés alapján kerül visszafizetésre.
Érvénytelen az az ajánlat, amely az ajánlati biztosíték átutalásának tényét igazoló pénzintézeti terhelési értesítő, vagy a készpénzátutalási megbízás feladóvevényének másolatát, illetőleg a bankgarancia-vállalási szerződés eredeti példányát nem tartalmazza.
9. A pénzügyi ellenszolgáltatás teljesítésének feltételei, illetve hivatkozás a vonatkozó előírásokra: az ajánlatkérő előleget nem folyósít. Az elvégzett munkát igazoló teljesítési igazolási jegyzőkönyv alapján benyújtott számlát, a kézhezvételt követő 30 napon belül átutalással teljesíti. Az ajánlatkérő a teljes vállalási ár 85%-ának megfelelő mértékig legfeljebb 4 darab részszámlázási lehetőséget biztosít.
10. A nyertes közös ajánlattevőktől gazdasági társaság létrehozásának megkövetelése: az ajánlatkérő a nyertes közös ajánlattevőktől nem követeli meg társaság létrehozását, de együttes ajánlattétel esetén a közös ajánlattevőknek egyetemleges kötelezettséget és felelősséget kell vállalniuk. Az ajánlatban meg kell jelölni, hogy képviselőként melyik ajánlattevő jár el, az erre vonatkozó meghatalmazást az ajánlathoz csatolni kell.
11. a) Az ajánlattevők pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmassága igazolására kért adatok és tények: közös ajánlattétel esetén valamennyi ajánlattevőnek egyenként kell megfelelnie az alkalmassági kritériumoknak [Kbt. 44. § (5) bekezdés]. Az ajánlattevő alkalmasságának (pénzügyi, gazdasági és műszaki) igazolására kért dokumentumokat a Kbt. 43. § (2) bekezdés b) pontja szerinti alvállalkozó(k)ra vonatkozóan is csatolni kell. Az ajánlattevőnek és az alvállalkozó(k)nak együttesen kell megfelelniük az alkalmassági kritériumoknak [Kbt. 44. § (4) bekezdés].
Az ajánlattevő pénzügyi, gazdasági alkalmasságának igazolására eredeti vagy másolati példányban csatolandó:
- valamennyi számlavezető pénzintézete - az ajánlattételi határidőt megelőző 30 napnál nem régebbi keltezésű - nyilatkozata fizetőképességének megítéléséhez [Kbt. 44. § (1) bekezdés a) pontja] az alábbi tartalommal:
- a számla megnyitásának időpontja,
- a pénzintézet és az ügyfél kapcsolatának jellemzése, az ügyfél minősítése,
- az ügyfél hitel- és fizetőképessége,
- az ügyfél fizetési kötelezettségének a nyilatkozat kiállítását megelőző 1 éves időtartamban eleget tett-e, számláján az utóbbi 1 évben sorban állás előfordult-e, ha igen, mikor, mennyi ideig,
- 2001. és 2002. évre vonatkozó mérlege (egyszerűsített mérlege, beszámolója vagy konszolidált mérlege) és eredménykimutatása, amennyiben a számviteli törvény alapján kötelező, a könyvvizsgálói záradékkal együtt [Kbt. 44. § (1) bekezdés b) pontja]. Amennyiben nem kötelező a könyvvizsgálat, az éves, illetve az egyszerűsített éves beszámolón fel kell tüntetni: "A közzétett adatokat könyvvizsgáló nem ellenőrizte",
- a 2002., 2003. évek teljes forgalmáról és ugyanezen időszakban költöztetés tárgyú forgalmáról szóló nyilatkozatával.
Műszaki alkalmasság igazolása a Kbt. 44. § (2) bekezdése szerint: az ajánlattevő a szerződés teljesítéséhez igazolja:
- referencialevelek benyújtásával ismertesse az előző 3 év (2001., 2002., 2003.) költöztetési szolgáltatásait, megjelölve a megrendelőt, a szerződés tárgyának rövid leírását, a teljesítés idejét, az ellenszolgáltatás összegét, a referenciát adó személy nevét, telefonszámát,
- mutassa be műszaki-technikai felszereltségét, amellyel a szolgáltatást el kívánja látni, beleértve a teljesítéshez bérelni kívánt eszközöket is. A bérelt eszközök teljesítési időpontban való rendelkezésre állását a bérbeadó szándéknyilatkozatával kell igazolni,
- mutassa be azon szakembereit, illetve vezetőit, akiket be kíván vonni a teljesítésbe, különösen azokat, akik az ellenőrzésért felelősek és csatolja a bemutatott szakemberek szakképesítését bizonyító okiratok másolatát.
b) Az ajánlattevőnek a szerződés teljesítésére alkalmatlanná minősítésének szempontjai:
- a becsatolt pénzintézeti nyilatkozat szerint nem hitel- és fizetőképes, fizetési kötelezettségeinek a 2003. évben nem tett pontosan eleget, továbbá számláján kettőnél többször 30 napot meghaladó sorban állás mutatkozott,
- az előző 2 évben (2001., 2002.) az adózott eredménye mindkét évben negatív,
- nyilatkozata alapján az előző 2 év (2002., 2003.) bármelyikében teljes forgalma nem éri el a bruttó 50 M Ft-ot, és ugyanezen időszakban költöztetés tárgyú - amely levéltár, irattár, könyvtár, múzeum költöztetést foglal magába - forgalma összesen nem éri el a bruttó 20 M Ft-ot,
- az előző 3 évben (2001., 2002., 2003.) nem rendelkezik összesen legalább 3 db, költöztetési referenciával - amely levéltári, irattári, könyvtári vagy múzeumi költöztetést foglal magába - legalább összesen bruttó 20 M Ft-ot elérő értékben,
- nem rendelkezik legalább 4 db, zárt felépítményes (dobozos) rakodóhátlapos, hidraulikus emelővel ellátott tehergépkocsival, beleértve a bérelni kívánt eszközöket is,
- a teljesítésbe bevonni kívánt szakemberek közül nem rendelkezik legalább: a bemutatott tehergépkocsik számával megegyező számú fő PÁV III. és árufuvarozói vizsgával, valamint C típusú jogosítvánnyal.
12. Az ajánlati kötöttség lejártának időpontja: az ajánlati kötöttség az ajánlattételi határidő lejártától kezdődik, és az ajánlati felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontot követő 30 napig tart.
13. a) Az ajánlatok elbírálásának szempontjai: az összességében legelőnyösebb ajánlat.
b) A Kbt. 34. § (3) bekezdésében foglaltak:
részszempontok
súlyszámok
- ajánlati ár
10
- a vállalt maximális napi teljesítmény dobozolt iratok és kötetek esetén (értékelési tartomány: 300 fm/nap-350 fm/nap)
5
- speciális iratok párhuzamos szállítása esetében vállalt napi teljesítmény (értékelési tartomány 150-250 fm/nap)
5
- vállalt napi késedelmi kötbér (értékelési tartomány: 50 000 Ft-200 000 Ft)
5
- egyszerre hány helyszínről tud egy időben teljesíteni (értékelési tartomány 1-3 helyszín)
5
Az értékelés során adható pontszám részszempontonként: 1-10, amely minden részszempont szerint azonos. A pontszám meghatározásának módszere, amely minden részszempont esetén azonos: az ajánlatkérő az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során a legjobb ajánlati tartalmi elemre az adható pontszám felső határának megfelelő pontot (maximálisan 10), a legkedvezőtlenebb (de érvényes) ajánlati tartalmi elemre az adható pontszám alsó határának megfelelőt (minimálisan 1) adja. A többi ajánlat tartalmi elemére az adható pontszámot a lineáris arányosság szabályai szerint számítja ki.
14. Annak meghatározása, hogy lehet-e többváltozatú ajánlatot tenni: nem.
15. a) Az eredményhirdetés időpontja: az ajánlatok bontásától számított 20. nap (amennyiben ez a nap nem munkanap, az ezt megelőző munkanap) 10.00 óra, a 7. b) pontban meghatározott helyen.
b) A szerződéskötés időpontja: az eredményhirdetés napját követő 8. nap (ha ez a nap nem munkanap, az ezt követő első munkanap) 10.00 óra.
16. Egyéb információk:
16.1. Csak az nyújthat be ajánlatot, aki a dokumentációt az ajánlatkérőtől megvásárolta. A dokumentáció másra át nem ruházható át. A dokumentációt csak cégjegyzésre jogosult személy, illetve általa írásban meghatalmazott személy veheti át. Az átvétel feltétele az ajánlatkérő által előállított titoktartási nyilatkozat aláírása, amelynek tartalma szerint az ajánlattevő a dokumentációt harmadik személynek nem adhatja át, kizárólag jelen közbeszerzési eljárással kapcsolatosan használhatja fel, valamint a benne megismert információkat megőrzi. A dokumentáció ellenértéke nem igényelhető vissza [kivéve a Kbt. 37. § (4) bekezdésében foglalt eseteket].
16.2. Az ajánlat összeállításának költsége az ajánlattevőt terheli, ezért ellenszolgáltatásra igényt nem tarthat.
16.3. Ha az ajánlatkérő az eredményhirdetéskor megjelöli a legkedvezőbb ajánlatot tevőt követő ajánlattevőt, akkor az eljárás nyertesének visszalépése esetén vele fog szerződést kötni.
16.4. A Kbt. 43. § (2) bekezdés b) pontja alapján az ajánlattevőnek ajánlatában nyilatkoznia kell az általa a közbeszerzés értékének 10%-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó(k)ról. Amennyiben az ajánlattevő nem kíván igénybe venni alvállalkozó(ka)t, akkor az arról szóló nyilatkozatot kell az ajánlathoz csatolni.
16.5. Az ajánlatnak tartalmaznia kell - a közbeszerzés értékének 10%-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó(k)ra vonatkozóan is - a Kbt. 46. § (1)-(2) és (4)-(6) bekezdéseiben meghatározott hatósági igazolásokat és nyilatkozatokat.
16.6. Az ajánlattevőnek, valamint a Kbt. 43. § (2) bekezdés b) pontja szerinti alvállalkozó(k)nak csatolnia kell ajánlatához az ajánlattételi határidőt megelőző, 30 napnál nem régebbi keltezésű, eredeti vagy közjegyző által hitelesített cégkivonatát és aláírási címpéldányát. A cégkivonatban nem szereplő kötelezettségvállaló(k) esetében az erre vonatkozó, a meghatalmazott aláírását is tartalmazó írásos meghatalmazás eredeti példányát is csatolni kell. Amennyiben az ajánlattevő cégkivonatában nem szerepelnek a jelen közbeszerzés tárgyára vonatkozó tevékenységi körök (TEÁOR 63.11, 63.12 vagy 63.40), az ajánlat érvénytelen.
16.7. Az ajánlatnak tartalmaznia kell a Kbt. 43. § (1) bekezdése alapján az ajánlati felhívás és az ajánlattételi dokumentáció valamennyi feltételének elfogadására, a szerződés teljesítésére és a kért ellenszolgáltatás összegére vonatkozó kifejezett nyilatkozatot.
16.8. Az ajánlattevőnek az ajánlatadás során figyelembe kell vennie, hogy:
- a városon belül az iratanyagok több épületben vannak elhelyezve,
- a speciális iratok (térképek, tervrajzok), ill. azok tárolóeszközeinek szállításakor a ki- és beemelés esetenként nyílás záróbontást és helyreállítást igényelhet,
- a szállítást zárt felépítményes (dobozos), rakodó hátlapos gépkocsikkal kell megoldani,
- a szállítások sorrendjét, időpontját az ajánlatkérő határozza meg,
- a szállítások szervezésénél gondot kell fordítani arra, hogy egyes telephelyeken más intézmények is működnek, ügyfélfogadás és ügyintézés folyik, így a szállítmányozásnak a lehető legrövidebb időn belül, a napi munka legkisebb zavarásával kell megtörténnie,
- a teljes iratszállítási folyamat ellenőrzését a levéltár munkatársai látják el.
16.9. Az ajánlattevő nyilatkozzon arról, hogy képes egyidejűleg legalább 4 db zárt felépítményes (dobozos) rakodóhátlapos, hidraulikus emelővel ellátott tehergépkocsi szükség szerint munkaszüneti és pihenőnapokon is 1 műszakban történő munkába állítására.
16.10. Nyilatkozzon arról, hogy rendelkezik az ajánlattevő és/vagy alvállalkozója legalább 12 fő anyagmozgató munkavállalóval, akiket szükség szerint képes munkaszüneti és pihenőnapokon is 1 műszakban munkába állítani, és erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkeznek.
16.11. Az ajánlattevő nyilatkozzon az általa vállalt teljesítésről, amely minimálisan 300 irat folyóméter/nap lehet.
16.12. A speciális iratok párhuzamos szállítása esetén ettől eltérően minimálisan 150 ifm/nap mennyiségben meghatározott (a dokumentációban részletezett teljes munkafolyamat szerint).
16.13. Az ajánlatkérő az ajánlattevő késedelmes részteljesítése esetén kötbért fog érvényesíteni, amelynek minimális napi összege 50 000 Ft. Az ajánlattevő csatolja ajánlatához nyilatkozatát az általa vállalt napi kötbér mértékéről.
16.14. Az ajánlattevő nyilatkozzon arról, hogy egyszerre, egy időben hány helyszínről képes teljesíteni.
16.15. A jelen ajánlati felhívás 13. b) pontjában megadott értékelési tartományon kívül eső adatot tartalmazó ajánlat érvénytelen.
16.16. Az ajánlatokat zárt csomagolásban, 5 (1 eredeti és 4 másolati) példányban kell benyújtani. Minden példányon fel kell tüntetni az "Eredeti" vagy a "Másolati" megjelölést. Esetleges eltérés esetén az "Eredeti" példány tartalma az irányadó. A csomagoláson fel kell tüntetni a beszerzés tárgyát: ""Budapest Főváros Levéltára levéltári iratanyag és állványzat áttelepítése, ajánlat, nyílt közbeszerzési eljárás, az ajánlattételi határidőig nem bontható fel". Az ajánlatok minden lapját folyamatos sorszámozással és az ajánlattevő cégjegyzésre jogosult, vagy általa meghatalmazott (meghatalmazás eredeti példánya csatolandó!) személy kézjegyével, valamint számozott tartalomjegyzékkel kell ellátni.
A postán feladott ajánlatot az ajánlatkérő akkor tekinti határidőn belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidőig sor került a 6. b) pontban megjelölt címen. Az ajánlat, illetve az azzal kapcsolatos postai küldemények elvesztéséből eredő kockázat az ajánlattevőt terheli. A postán feladott ajánlati példányokat tartalmazó csomagon fel kell tüntetni: "Iktatóban nem bontható fel, azonnal a címzetthez továbbítandó".
16.17. A Kbt. 51. § (3) bekezdésében teljesítése céljából az ajánlat első lapja a felolvasólap legyen, amelynek tartalmaznia kell az ajánlatok felbontásakor felolvasásra kerülő tényeket, nevezetesen az ajánlattevő nevét, székhelyét (lakóhelyét), az általa kért ellenszolgáltatást. Az ajánlat második lapján a tartalomjegyzék álljon.
16.18. Az ajánlatkérő egy ízben, az összes ajánlattevő számára azonos feltételekkel lehetőséget biztosít a Kbt. 44. és 46. § szerinti igazolás vagy nyilatkozat utólagos csatolására, formai hiányosságának pótlására, valamint egyéb, az ajánlattal kapcsolatos formai hiányosságok pótlására [Kbt. 43. § (4) bekezdés].
16.19. Az ajánlatkérő által nem kért dokumentum nem képezi az ajánlat részét, így az ajánlatkérő az elbírálás során az figyelmen kívül hagyja.
16.20. Az ajánlatkérő az ajánlati felhívás napját követő naptól számított 20. napon (ha ez a nap nem munkanap, az ezt követő első munkanapon) 10.00 órakor helyszíni konzultációt biztosít. A konzultáció helye: "Budapest Főváros Levéltára, 1052 Budapest V. ker., Városház utca 9-11., I. emelet 166. A konzultáción készült jegyzőkönyvet az ajánlatkérő minden ajánlattevőnek 6 naptári napon belül megküldi.
16.21. Meghiúsulási kötbér, valamint megvalósulási garancia vállalása kötelező. Az ajánlatkérő által előírt mértékek: meghiúsulási kötbér: 20%, megvalósulási garancia: 10%. A meghiúsulási kötbér és garancia vetítési alapja a bruttó szerződéses ellenérték.
16.22. Az ajánlattevő kötelezettségvállaló nyilatkozatot köteles csatolni ajánlatához, mely szerint nyertessége esetén a vállalkozásra vonatkozó, minimum százmillió forint kockázati értékű felelősségbiztosítási szerződést köt, illetve biztosítási szerződését jelen közbeszerzés tárgyára kiterjeszti.
A felelősségbiztosítási szerződésben vállalt önrész mértéke a kockázati összeg 20%-át nem haladhatja meg.
16.23. Az ajánlatok kidolgozásának tartalmi és formai követelményeit az ajánlattételi dokumentáció "Ajánlatok kidolgozása" fejezet tartalmazza. A tartalmi és formai követelmények betartása az ajánlat érvényességének feltétele.
16.24. Jelen ajánlati felhívásban nem szabályzott kérdések vonatkozásában a Kbt. előírásai szerint kell eljárni.
17. Hivatkozás az előzetes összesített tájékoztatóra: -
18. A hirdetmény feladásának napja: 2004. április 27.
A hirdetmény kézhezvételének napja: 2004. április 27.